Niszczenie akt, a zasady bezpieczeństwa.

Każda firma w trakcie swojego funkcjonowania generuje poufne dokumenty sprzedażowe, marketingowe czy finansowe, a także te zawierające dane osobowe, które po wejściu RODO wymagają szczególnego podejścia. Jak powinien wyglądać prawidłowy i bezpieczny sposób niszczenia takich akt?

Bezpieczeństwo danych – dlaczego ma tak duże znaczenie?

Niszczenie newralgicznych dokumentów to zadanie przed jakim staje praktycznie każde przedsiębiorstwo. Prawidłowe podejście do tej procedury może uchronić podmiot gospodarczy m.in. przed karami finansowymi, wynikającymi choćby z nieprawidłowego obchodzenia się z przetwarzanymi danymi osobowymi. Te są obecne w firmach nie tylko w formie elektronicznej, ale właśnie papierowej, co zmusza do podjęcia stosownych kroków. Kolejnym ważnym czynnikiem jest dbałość o reputację przedsiębiorstwa, która w skutek wycieku danych lub poufnych informacji mogłaby ucierpieć. Aby uchronić się przed wspomnianymi zagrożeniami istotne jest wdrożenie wewnętrznej polityki, która wskaże jak przedsiębiorstwo będzie sobie radzić z dokumentacją i w jaki sposób będzie ona niszczona.  

Jak bezpiecznie niszczyć akta?

Firmy, które na bieżąco mierzą się z newralgiczną dokumentacją, mogą samodzielnie podjąć się zadania jej likwidowania. Jest to jednak czasochłonne i kosztowne, a także wymaga odpowiedniego przeszkolenia wielu pracowników. Dlatego też często najwygodniejszym wyjściem jest skorzystanie z pomocy zewnętrznych firm zajmujących się niszczeniem akt i dokumentów. Właśnie taką działalność prowadzimy w naszym przedsiębiorstwie, gdzie dbamy o spełnianie trzeciej, najwyższej klasy tajności niszczenia dokumentów, według normy DIN 66399. Została ona opracowana przez jednostkę Standards Committee for Information Technology and Applications i zaczęła obowiązywać od października 2012 roku. Mówi ona, że dostęp do likwidowanych dokumentów może mieć tylko wąska grupa osób, w przeciwnym razie firma byłaby narażona na konsekwencje prawne związane z naruszeniem przepisów prawa.  

Prawidłowe niszczenie dokumentów to procedura wymagająca wiedzy co do przepisów prawa, dlatego aby mieć pewność spełnienia najwyższych standardów, firmy mogą skorzystać z usług podmiotów zewnętrznych, zajmujących się likwidacją akt.